|
หน่วยสารบรรณ ประกอบด้วยงานต่างๆ ดังนี้ 1. งานสารบรรณ เป็นงานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บ รักษา การยืมจนถึงการทำลาย คลอบคลุมงานเกี่ยวกับเอกสารทั้งหมด ซึ่งเป็นการกำหนดขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณเริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จำ ทำสำเนา ส่ง หรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุปย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทำรหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตามและทำลาย
2. การจัดประชุมคณะกรรมการประจำคณะและประชุมอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
3. งานเลขานุการผู้บริหาร มีหน้าที่รับผิดชอบดังนี้
1. รับ-ส่งเอกสาร
- ลงทะเบียนหนังสือเข้าทางระบบ web saraban
- จัดส่งเอกสารไปยังหน่วยงานภายนอกคณะ
- ออกเลขทะเบียนคำสั่ง, ประกาศ, มอ 550, ศธ 0521.1.07, ศธ 0521.1.0701
2. เสนอหนังสือ
- เสนอหนังสือผู้บริหาร
- จัดเวียนหนังสือให้บุคลากรทราบ
- ควบคุมดูแล ตลาดนัดหนังสือภายในคณะ
3. การจัดเก็บเอกสารและการทำลายที่หมดอายุการใช้งาน
4. โต้ตอบหนังสือไปยังหน่วยงานภายในและภายนอก
5. จัดพิมพ์งานของหน่วยสารบรรณ
6. รับ-ส่ง E-mail ของคณะ นำข้อมูลลง webbord พร้อมส่งต่อให้บุคลากรทราบ
7. รับ-ส่ง E-document มหาวิทยาลัย ส่งต่อให้หน่วยงาน
8. ให้บริการรับ-ส่ง จดหมายและพัสดุไปรษณีย์แก่บุคลากร อาจารย์ นักศึกษา
9. ต้อนรับ ติดต่อ ประสานงาน ประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสารทั่วไป
10. ประสานงานแจ้งชื่อผู้ไปร่วมกิจกรรมวันสำคัญ ๆ ของมหาวิทยาลัย
11. ดำเนินการเกี่ยวกับการบำเพ็ญกุศลงานฌาปนกิจของบุคลากรภายในคณะฯ
13. ให้บริการเกี่ยวกับการทำบุญ บริจาค การกุศลจากหน่วยงานภายนอก การจัดประชุมคณะกรรมการประจำคณะและประชุมอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
- ส่งหนังสือเชิญประชุมพร้อมแฟ้มระเบียบวาระการประชุม
- ติดตาม ดูแล ความเรียบร้อยใน การประชุม เตรียมสถานที่ อาหารว่าง
- ดำเนินการประชุม/บันทึกรายงานการประชุม แจ้งมติไปยังผู้เกี่ยวข้อง จัดทำรายงานการประชุม
งานเลขานุการผู้บริหารมีดังนี้
1. การเตรียมการเดินทางไปราชการของผู้บริหาร
- จัดทำหนังสือขออนุมัติ
- คำนวณค่าใช้จ่ายเพื่อยืมเงินทดรองจ่าย
- จัดทำหนังสือรักษาราชการแทน
- จัดเตรียมพาหนะรับ - ส่ง การจองตั๋ว และซื้อตั๋วเครื่องบิน หรือพาหนะ การจองที่พัก การเตรียมเอกสารประชุมและเขียนรายงานการเดินทางพร้อมส่งเอกสารใบเสร็จเพื่อเบิกจ่าย 2.งานประสานงาน
งานประสานงานมีความสำคัญในการปฏิบัติงานเลขานุการ คณบดีคณะเภสัชศาสตร์ เนื่องจากเลขานุการเป็นผู้ประสานงานระหว่างคณบดีและคนอื่น ๆ ทั้งภายในและภายนอกคณะเภสัชศาสตร์ เป็นผู้ช่วยให้งานของคณบดีดำเนินไปโดยรวดเร็ว และประสบผลดี อีกทั้งเป็นผู้สร้างสัมพันธภาพอันดีในสำนักงาน เป็นสื่อกลางระหว่างคณบดี และผู้มาติดต่อ 3. ให้บริการต้อนรับและรับรองแขกของผู้บริหาร
โดยมีการกลั่นกรองแขกที่เข้าพบผู้บริหาร เลขานุการมีหน้าที่ต้อนรับแขก จึงต้องทำความรู้จักดูความสำคัญของบุคคลที่เกี่ยวข้องกับคณบดีให้ดี ไม่อย่างนั้นจะกลายเป็นรับแขกไม่เหมาะสม 4.การเสนอแฟ้ม / หนังสือ
- การกลั่นกรองหนังสือราชการ ข้อมูล ณ วันที่ 7 มกราคม 2555
|
